Quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý: Phương pháp tiếp cận truyền thống so với kỹ thuật số –

Làm kinh doanh: Quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý: Phương pháp tiếp cận truyền thống so với kỹ thuật số –

Cách tiếp cận truyền thống về quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý đã lỗi thời. Sử dụng phương pháp kỹ thuật số sẽ rút ngắn vòng đời hợp đồng của bạn và đơn giản hóa việc quản lý chúng.

Lợi ích của Phần mềm Quản lý Hợp đồng cho Nhóm Pháp lý

Số hóa quy trình quản lý hợp đồng pháp lý của bạn

Thế giới nhịp độ nhanh ngày nay đòi hỏi các công ty luật phải có quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả để thỏa mãn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, các phương pháp quản lý truyền thống đã lỗi thời và kém hiệu quả, có nghĩa là các doanh nghiệp sử dụng chúng sẽ bị tụt hậu so với các đối thủ cạnh tranh. Cách tiếp cận kỹ thuật số để quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý hiệu quả hơn nhiều, khiến nó trở thành một khoản đầu tư xứng đáng cho công ty của bạn.

Quản lý vòng đời hợp đồng hợp pháp là gì?

Quản lý hợp đồng hiệu quả là điều cần thiết đối với các công ty luật vì nó cho phép họ tạo hoặc sửa đổi các thỏa thuận khác nhau một cách nhanh chóng và chính xác và tránh được trách nhiệm pháp lý. Các yếu tố của quản lý chủ động bao gồm tạo, thương lượng, tuân thủ, giám sát và tài liệu thích hợp. Trong thế giới hiện đại, việc quản lý phù hợp là điều cần thiết để làm hài lòng khách hàng, vì thời điểm pháp lý gần như không thể hình thành các thỏa thuận thành công mà không có nó.

Các giai đoạn của quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý

Nếu bạn muốn quản lý hợp đồng của mình một cách hiệu quả, bạn phải hiểu các giai đoạn quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý khác nhau. Bạn phải quản lý cẩn thận từng giai đoạn để đảm bảo rằng việc sắp xếp được hoàn thành thành công và tuân thủ các quy định.

Một số giai đoạn quan trọng nhất của vòng đời hợp đồng bao gồm:

  • Sự sáng tạo
  • Ôn tập
  • Sự chấp thuận
  • Chấp hành
  • Màn biểu diễn
  • Hết hạn

Rất khó cho các nhóm pháp lý theo dõi từng giai đoạn của vòng đời hợp đồng theo cách thủ công. Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty xử lý một lượng lớn các thỏa thuận hàng ngày. Tuy nhiên, hầu hết mọi văn phòng luật đều có thể hưởng lợi đáng kể từ các công cụ hành chính kỹ thuật số vì chúng hợp lý hóa từng giai đoạn của quy trình thỏa thuận, tiết kiệm thời gian và nguồn lực cho công ty của bạn.

Quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý truyền thống so với kỹ thuật số

Các công ty luật có hai lựa chọn để quản lý hợp đồng, cách tiếp cận truyền thống và cách tiếp cận tự động. Việc quản lý các thỏa thuận theo cách truyền thống dựa vào các quy trình thủ công, tệp vật lý và email để quản lý các tài liệu quan trọng. Mặt khác, tự động hóa hợp đồng cho phép bạn sử dụng các công cụ dựa trên công nghệ để hợp lý hóa vòng đời hợp đồng của mình. Các tính năng như dịch vụ đám mây, mẫu và Hình ảnh điện tử mang lại cho các nhóm sử dụng phần mềm quản lý một lợi thế cạnh tranh so với các công ty luật khác.

Ưu điểm của việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng cho các văn bản pháp luật

Ngày nay, hầu hết khách hàng mong đợi các công ty luật quản lý từng giai đoạn của vòng đời thỏa thuận bằng cách sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng cho các văn bản pháp lý. Lý do là nền tảng kỹ thuật số cho phép họ soạn thảo các mẫu, xem xét các điều khoản và thực hiện các nghĩa vụ của mình hiệu quả hơn so với một công ty dựa vào quản lý truyền thống.

Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng cho các thỏa thuận pháp lý so với quản lý truyền thống:

1. Sắp xếp tất cả tài liệu của bạn trong một kho lưu trữ an toàn

Sử dụng chương trình quản lý vòng đời hợp đồng hợp pháp có nghĩa là bạn có thể lưu trữ tất cả tài liệu của mình trên một dịch vụ đám mây tập trung. Điều này sẽ làm cho chúng dễ tiếp cận hơn và cũng giảm nguy cơ mất bất kỳ tài liệu hoặc thông tin quan trọng nào. Khi bạn có một kho lưu trữ duy nhất, nhiều luật sư và phòng ban có thể truy cập an toàn vào bất kỳ thông tin nào họ cần khi giải quyết một vụ án chỉ bằng một nút nhấn.

2. Theo dõi thời gian phê duyệt hợp đồng

Nhiều khách hàng muốn hợp đồng được phê duyệt càng nhanh càng tốt, điều này khó thực hiện khi bạn dựa vào các phương pháp quản lý thủ công. Sử dụng nền tảng quản lý pháp lý cho phép bạn giảm thời gian phê duyệt hợp đồng và do đó, khách hàng của bạn luôn hài lòng với trải nghiệm của họ. Ngoài ra, việc khóa thỏa thuận sớm đảm bảo rằng bạn sẽ không lãng phí thời gian để xem lại các thay đổi và chờ phê duyệt.

3. Sử dụng các mẫu hợp đồng cập nhật

Sử dụng các mẫu hợp đồng là một trong những cách tốt nhất để giảm vòng đời thỏa thuận và trách nhiệm pháp lý của bạn. Ví dụ: phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý cho phép bạn tạo một mẫu mà bạn có thể sửa đổi để phù hợp với nhu cầu của các khách hàng khác nhau thay vì chỉnh sửa các tài liệu khác nhau. Tuy nhiên, để các mẫu vẫn tuân thủ và thực tế, chúng nên được cập nhật ba đến bốn tháng một lần. Nếu không có sự quản lý thông minh, bạn sẽ dựa vào trí nhớ để soạn thảo hợp đồng, để lại chỗ cho những sơ hở và nợ phải trả.

4. Bao gồm quản lý tuân thủ trong các nhiệm vụ quản trị của bạn

Tích hợp kiểm tra tuân thủ vào vòng đời hợp đồng của bạn một cách hiệu quả đảm bảo bạn không dễ bị ảnh hưởng bởi bất kỳ vấn đề pháp lý nào. Các yêu cầu về tuân thủ cần được xem xét kỹ lưỡng, điều này rất khó đối với các công ty sử dụng các kỹ thuật quản lý truyền thống. Các công cụ quản lý hợp đồng pháp lý giúp bạn xác định bất kỳ vấn đề tuân thủ nào và nhanh chóng thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với tài liệu của bạn.

5. Tạo một quy trình đàm phán hợp đồng được tiêu chuẩn hóa

Quy trình thương lượng được chuẩn hóa cho phép các chuyên gia không liên quan đến pháp luật như kế toán và trợ lý chỉ định các điều kiện hợp đồng với khách hàng của bạn. Thay vì lãng phí thời gian của luật sư cho những công việc không cần thiết, bạn có thể cung cấp cho những người không phải luật sư bản thiết kế thương lượng, cho phép công ty của bạn hoạt động hiệu quả hơn. Khi quá trình đàm phán được giữ ngắn gọn bằng cách sử dụng các giải pháp tự động hóa, bạn có thể thúc đẩy các thỏa thuận về phía trước mà không lãng phí thời gian và tiền bạc.

6. Định tuyến yêu cầu đến đúng bên

Khi bạn sử dụng nền tảng quản lý tài liệu mới, bạn phải chuyển tiếp các yêu cầu theo hợp đồng đến đúng người. Đây là một quá trình vất vả với việc quản lý thủ công vì bạn có thể không biết bộ phận nào xử lý một số tài liệu nhất định. Một quy phạm pháp luật quản lý vòng đời hợp đồng giải pháp sẽ tự động gửi yêu cầu đến đúng cá nhân. Điều này đảm bảo rằng luật sư của bạn chỉ xử lý thông tin họ cần thay vì gửi tài liệu đến các bộ phận khác.

7. Sử dụng eSignatures

Cách tiếp cận kỹ thuật số của quản lý tài liệu pháp lý cho phép bạn sử dụng eSignatures để ký hợp đồng. Chữ ký điện tử có tính ràng buộc pháp lý như chữ ký giấy bút. Tuy nhiên, lợi ích của chúng là bạn có thể ký tài liệu ngay trên nền tảng tự động hóa của mình. Tích hợp chữ ký điện tử vào thực tiễn của bạn đảm bảo rằng các hợp đồng được ký kết một cách hiệu quả để hợp lý hóa quy trình quản trị của bạn hơn nữa.

Tự động hóa là tương lai của quản lý hợp đồng cho các bộ phận pháp lý

Quản lý hợp đồng hợp lý cho các bộ phận pháp lý là rất quan trọng để cung cấp các hợp đồng tuân thủ một cách hiệu quả. Quản lý hợp đồng kỹ thuật số cho phép bạn quản lý các thỏa thuận của mình từ góc độ từ trên xuống, cho phép bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh trong khi tập trung vào những gì quan trọng đối với cơ sở khách hàng của bạn. Cách tiếp cận quản lý này không thể thực hiện được khi bạn dựa vào các kỹ thuật bút và giấy truyền thống, khiến công ty của bạn phải gánh chịu trách nhiệm pháp lý và tài chính. Vì vậy, nếu bạn muốn công ty luật của bạn duy trì tính cạnh tranh, bạn phải đầu tư vào phần mềm quản lý vòng đời hợp đồng pháp lý.


Trang tin tổng hợp kiến thức Làm kinh doanh

Rate this post
Web Làm kinh doanh - Kiến thức Làm Kinh Doanh
Logo