Tám mẹo để viết email hiệu quả – LamKinhdoanh

Từ lâu, email đã trở thành nguồn thông tin liên lạc chính thức, thay thế cho các bức thư truyền thống, vật lý từ nhiều năm trước. Và mặc dù một số người trong chúng ta không soạn email thường xuyên, nhưng việc biết cách viết email là rất quan trọng.

Khả năng viết thư điện tử hiệu quả có thể giúp ích cho mọi người thuộc bất kỳ ngành nghề nào. Nó có thể dẫn đến việc mở rộng doanh nghiệp của bạn hoặc nhận được bất kỳ thông tin tìm kiếm nào về một chủ đề cụ thể.

Và xem xét tất cả những lợi ích của email hiệu quả, câu hỏi làm thế nào để viết một email hợp lý sẽ nảy sinh. Điều kỳ lạ là sinh viên không có các lớp học về giao tiếp qua email hiệu quả, đó là lý do tại sao họ thiếu kiến ​​thức và thường phải chuyển sang các dịch vụ viết học thuật, chẳng hạn như Bài luận. Thật vậy, thực hành làm cho hoàn hảo; người ta phải soạn hàng tá email để viết chúng thành công. Nhưng biết những điều cơ bản sẽ cho phép bạn viết những email tuyệt vời mà không cần phải có nhiều năm kinh nghiệm. Hãy xem xét các mẹo như vậy trong phạm vi rộng hơn.

Tạo dòng chủ đề nhiều thông tin

Mọi email đều phải có mục đích. Và nó càng rõ ràng thì càng tốt. Trước khi đi sâu vào viết, hãy nghĩ về chủ đề email của bạn. Nó phải ngắn gọn và chính xác. Giả sử, giả sử bạn soạn một email cho giáo viên của mình, yêu cầu sắp xếp một giờ làm việc. Đơn giản chỉ cần viết ” yêu cầu giờ hành chính ” sẽ mơ hồ. Khi viết email, bạn muốn người nhận tìm hiểu càng nhiều thông tin về nội dung bức thư càng tốt mà không cần mở nó ra. Tất nhiên, viết ” Thưa giáo sư, tôi có một câu hỏi: chúng ta có thể sắp xếp cuộc họp vào thứ Hai lúc 3 giờ chiều được không? ” Email của bạn cũng sẽ không tốt. Nó quá rộng rãi. Thay vào đó, hãy chọn ý nghĩa vàng, đặt một chủ đề như: ” Yêu cầu giờ hành chính, Thứ Hai, 3 giờ chiều ”

Lịch sự

Bắt đầu email của bạn với tôn trọng lời chào. Lời chào phù hợp là điều cần thiết trong việc viết email. Họ chứng minh rằng người gửi địa chỉ đã không sử dụng mẫu để soạn thư. Khi thực hiện lời chào, hãy xem xét giới tính và tình trạng hôn nhân của người nhận. Nếu người nhận là phụ nữ, nhưng bạn không biết cô ấy đã kết hôn hay chưa, hãy sử dụng tiêu đề Cô ấy Ngoài ra, nếu bạn tạo một email nhưng không biết ai sẽ mở nó và đọc nó (ví dụ: bạn viết thư cho một bộ phận cụ thể), cách tốt nhất để thể hiện phép lịch sự là mở đầu email của bạn bằng ” Mà nó có thể quan tâm. ”

Tránh xa các từ viết tắt

Nhiều người nhầm lẫn email với các tin nhắn văn bản đơn giản và bao gồm các chữ viết tắt. Hãy nhớ rằng các bức thư email, dù chúng được gửi đến ai, đều trang trọng hơn. Vì vậy, ngay cả khi người nhận của bạn có thể hiểu một từ viết tắt cụ thể, tốt nhất là bạn nên tránh sử dụng chúng. Một ngoại lệ sẽ là các chữ viết tắt chính thức. Nhưng ngay cả trong trường hợp này, hãy đảm bảo viết tiêu đề đầy đủ trước và chỉ sau đó cung cấp chữ viết tắt trong ngoặc đơn — ví dụ: Hiệp hội Ngôn ngữ Hiện đại (MLA).

Đi thẳng vào vấn đề

Khi viết email, hãy đảm bảo rằng bạn không bị đình trệ. Người nhận của bạn có thể không có thời gian cũng như không muốn đọc những bài đọc dài nếu chúng có thể được gói gọn thành nhiều câu. Để đạt được sự rõ ràng và sự chính xác, lược bỏ các từ, cụm từ và cấu trúc không cần thiết. Đảm bảo chuyển đổi câu từ bị động sang câu chủ động. Làm điều đó sẽ giúp bạn tiết kiệm được nhiều không gian.

Cấu trúc nội dung

Cũng giống như các bài luận, có cấu trúc email dễ hiểu và mạch lạc hơn. Chia nhỏ bức thư điện tử của bạn thành nhiều phần. Nó sẽ giúp người nhận làm quen với nội dung nhanh hơn. Ngoài ra, hãy sử dụng danh sách được đánh số hoặc đánh dấu đầu dòng. Họ sẽ thu hẹp email và cải thiện khả năng đọc email của bạn.

Bao gồm một chữ ký

Tùy thuộc vào vị trí của bạn, bạn có thể cần tạo một Chữ ký mô tả bài đăng, email liên hệ và số điện thoại của bạn. Đủ để nói rằng nếu bạn là sinh viên, rất có thể bạn không được tuyển dụng. Dù bằng cách nào, ngay cả thông tin ngắn về bạn cũng sẽ hữu ích. Đảm bảo bao gồm họ và tên cùng với số điện thoại của bạn. Bạn cũng có thể thêm địa chỉ email giáo dục của mình nếu bạn gửi email từ một địa chỉ thư khác.

Soạn thư trước

Bắt đầu làm việc với email của bạn và suy nghĩ trước về mục đích chính của nó. Một cách tuyệt vời để viết một email hiệu quả là soạn thảo nó và để nó sang một bên trong một thời gian. Có nhiều thời gian trước sẽ giúp bạn soạn một email có tổ chức và chu đáo. Nó không chỉ giúp bạn cải thiện nội dung mà còn giúp bạn hoàn thiện ngữ pháp, văn phong và giọng điệu.

Sử dụng công cụ kiểm tra chính tả như Grammarly để sửa lỗi ngữ pháp, dấu câu và từ vựng. Bạn cũng có thể đọc to email để kiểm tra xem bản nhạc có tự nhiên hay không. Và hãy nhớ rằng: tốt hơn hết là bạn nên dành thêm một chút thời gian làm việc trên một email và đảm bảo rằng nó được trau chuốt hơn là viết nó một cách vội vàng.

Kiểm tra liên kết và tệp đính kèm

Email thường chứa các liên kết hoặc tệp đính kèm với thông tin bổ sung. Bất cứ khi nào bạn đưa liên kết hoặc tệp đính kèm vào email của mình, hãy kiểm tra xem nó có đúng không.

Đạt được kỹ năng viết email hiệu quả không phải là điều dễ dàng. Ngoài việc gửi email hàng ngày, người ta còn phải biết cách viết một email hiệu quả và nó phải chứa những gì để đạt được mục tiêu của nó. May mắn thay, danh sách được đề cập cung cấp các mẹo về cách tạo một email chuyên nghiệp và chất lượng nhất. Tất cả những gì bạn phải làm là theo dõi họ và thực hành viết email một cách nhất quán.