Chữ ký email – Hướng dẫn ngắn gọn để tạo chữ ký với ví dụ

Một người dùng trung bình nhận được hơn 100 email mỗi ngày. Hầu hết chúng đều nhàm chán, thiếu chuyên nghiệp hoặc chẳng liên quan gì đến sở thích của bạn. Đôi mắt của bạn đánh dấu chúng là thư rác trong nháy mắt. Nhưng bạn sẽ không muốn đối xử tương tự cho các email của mình.

Điều gì sẽ làm cho họ hấp dẫn hơn? – Chữ ký email.

Vì vậy, chúng ta hãy tìm hiểu chúng là gì, tại sao bạn cần một chữ ký và các loại chữ ký email với các ví dụ.

Chữ ký Email là gì?

Rất có thể bạn đã gửi email đến các công ty hoặc liên lạc với các chuyên gia và hầu hết các email của họ kết thúc bằng ảnh chụp nhanh các chi tiết liên hệ, trang web, biểu trưng và khẩu hiệu của họ. Đó là cái được gọi là chữ ký email.

Chữ ký email đóng vai trò của một danh thiếp ảo. Chúng có thể được định dạng ở định dạng văn bản đơn giản hoặc được tô điểm bằng một thiết kế đẹp mắt, giống như một tấm thiệp truyền thống. Hoặc, bạn có thể sử dụng các công cụ trực tuyến để thêm hình ảnh, CTA có thể nhấp và các biểu tượng truyền thông xã hội.

Tại sao bạn cần một chữ ký email?

Chữ ký email được chứng minh là có thể nâng cao độ tin cậy của email và giúp chúng đạt được mục đích của mình. Nếu bạn nhìn vào bản đồ chú ý, chúng thu hút được nhiều tiêu điểm hơn bất kỳ phần nào khác trong thông điệp của bạn. Vì vậy, nếu bạn không đăng xuất email của mình, bạn sẽ mất điểm.

Chữ ký cũng tạo thêm cá tính cho email của bạn. Nếu không có nó, email của bạn chỉ là những khối văn bản buồn tẻ. Mặt khác, một chữ ký sáng tạo thu hút sự chú ý của người đọc và làm cho email của bạn trở nên đáng nhớ.

Dưới đây là những lý do chính tại sao chữ ký email được coi là cần thiết cho bạn với tư cách là một chuyên gia hoặc cho doanh nghiệp của bạn:

Mang lại sự ổn định cho thương hiệu hoặc hình ảnh cá nhân của bạn

Mỗi yếu tố trong chữ ký của bạn, từ màu sắc biểu trưng, ​​cỡ chữ, căn lề và khẩu hiệu hoặc câu trích dẫn đi kèm (nếu bạn quyết định thêm một chữ ký), đều giúp thiết lập thương hiệu của bạn trong ngành. Nó cung cấp tính đồng nhất và đáng tin cậy.

Trên thực tế, theo một báo cáo của Newoldstamp, hơn 80% chuyên gia tiếp thị qua email sử dụng chữ ký email của họ để mở rộng nhận thức về thương hiệu.

Thu hút sự quan tâm đến email của bạn

Email có thương hiệu gắn liền với tâm trí người đọc của bạn. Các doanh nghiệp nổi tiếng như McDonald’s hay Amazon được nhận ra ngay lập tức khi bạn nhìn vào logo của họ.

Điều này xảy ra bởi vì hầu hết mọi người đều quan tâm đến thị giác – mắt của chúng ta chứa 70% các thụ thể cảm giác và chỉ mất một phần mười giây để xử lý một cảnh trực quan. Mặc dù văn bản của chi tiết liên hệ của bạn cũng có thể nhận biết được, nhưng hình ảnh và màu sắc lại thu hút sự chú ý tốt hơn nhiều.

Đơn giản hóa các liên kết giao tiếp

Chữ ký email cung cấp cho những khách hàng tiềm năng quan tâm của bạn tất cả thông tin cần thiết để liên hệ với bạn. Liên kết làm cho chữ ký của bạn hiệu quả hơn và kéo xuống các bức tường giao tiếp giữa bạn và khách hàng của bạn.

Các loại chữ ký email khác nhau

Có một số loại chữ ký email. Nhưng những gì họ chia sẻ đều là tính chuyên nghiệp, yếu tố thu hút sự chú ý và thiết kế dễ đọc.

Dưới đây là năm loại được sử dụng phổ biến nhất kèm theo các ví dụ.

Tối giản

Chữ ký email của bạn không cần phải quá nghệ thuật, với những bức ảnh và thiết kế chất lượng cao sẽ mất thời gian tải.

Hãy chọn cách tiếp cận tối giản bằng cách chỉ đưa thông tin liên hệ cần thiết, chẳng hạn như tên, vị trí công việc và chữ ký của bạn.

Cao thủ

Khi bạn tập trung vào việc bán mình như một người chuyên nghiệp, chữ ký email của bạn phải bao gồm thông tin liên hệ, chức vụ hoặc chuyên môn và tên của bạn. Nhưng nó cũng có thể làm được nhiều hơn thế:

• Quảng cáo dịch vụ của bạn thông qua một liên kết đến trang web của bạn.
• Phát triển cơ sở người đăng ký của bạn thông qua một liên kết đến blog của bạn.
• Quảng cáo thương hiệu của bạn thông qua các biểu tượng truyền thông xã hội.

Công ty

Gửi email với tư cách một chuyên gia cá nhân khác với gửi email với tư cách là nhân viên của công ty. Thông thường, các tập đoàn có các mẫu chữ ký cho nhân viên của họ, vì vậy tất cả các thông tin liên lạc qua email đều đề cao thương hiệu.

Chữ ký email cho các thành viên công ty chứa thông tin liên hệ cơ bản, vị trí trong công ty, tên hoặc biểu tượng của công ty và các liên kết xã hội.

Sáng tạo

Email cho phép bạn có mối quan hệ cá nhân với người đọc. Nếu mô hình kinh doanh và giọng nói của bạn có chỗ cho sự hài hước, thì một số điều thú vị sẽ chỉ làm tăng thêm tính cách trực tuyến của bạn.

Thêm hình ảnh vui nhộn của chính bạn hoặc một thiết kế sáng tạo hoang dã để làm cho email của bạn sinh động hơn.

Không trang trọng

Khi bạn có quyền tự do thử nghiệm với các email của mình, tại sao không thêm gia vị cho chữ ký của bạn? Ví dụ: bằng cách thêm biểu tượng cảm xúc, trích dẫn hài hước hoặc gif.

Tuy nhiên, chữ ký thân mật chỉ phù hợp nếu toàn bộ thương hiệu của bạn đi theo giọng nói bình thường.

Mẹo tạo chữ ký email tuyệt vời

Chìa khóa để tạo một chữ ký email duy nhất nằm ở việc giữ cho nó đơn giản. Chỉ cần bạn đưa những thông tin cần thiết vào là đủ. Nhằm mục đích tạo ra các chữ ký email dễ đọc và đơn giản, không gây nhầm lẫn hoặc hào nhoáng gây khó chịu. Để đạt được điều này, hãy chú ý đến ba quy tắc sau:

1. Đừng lạm dụng nó với các liên kết trên mạng xã hội

Không thêm liên kết mạng xã hội vào chữ ký của bạn có nghĩa là mất mát lớn, nhưng lạm dụng nó sẽ gây bất lợi cho bạn. Thêm một loạt các liên kết vào chữ ký email của bạn làm giảm khả năng người đọc nhấp vào chúng.

Không có một công thức phù hợp với tất cả các trường hợp. Nhưng việc biết đối tượng mục tiêu của bạn, giữ liên lạc với các nguyên tắc thương hiệu của bạn và mục đích của email sẽ cung cấp cho bạn một ước tính hợp lý.

Khán giả của bạn có dành nhiều thời gian hơn trên LinkedIn, Twitter hay một nền tảng khác không? Cung cấp các tay cầm phù hợp nhất với người đọc của bạn.

Ngoài ra còn có một điều cần thêm về việc phù hợp với lựa chọn biểu tượng xã hội của bạn. Bạn sẽ không muốn đính kèm Snapchat vào chữ ký email của mình khi gửi email cho các giám đốc điều hành.

2. Không sao chép địa chỉ email của bạn

Địa chỉ email của bạn chắc chắn là một đầu mối liên hệ. Nhưng nếu nó đã có trong tiêu đề email, việc thêm nó vào chữ ký của bạn chỉ làm rối tung nó.

Sử dụng không gian đó cho thông tin hữu ích, chẳng hạn như phương tiện truyền thông xã hội hoặc liên kết danh mục đầu tư. Hướng người nhận đến công việc hoặc trang web của bạn thay vì đề cập đến điều gì đó mà họ đã biết. Nếu họ muốn liên hệ với bạn qua email, họ có thể làm điều đó bằng cách trả lời thư của bạn.

3. Bạn làm nó càng đơn giản, thì càng tốt

Mặc dù việc nhồi nhét chữ ký email của bạn với các chi tiết chắc chắn sẽ thu hút sự chú ý, nhưng nó khó chuyên nghiệp.

Thay vào đó, hãy sử dụng hình ảnh trang nhã. Thêm ảnh hoặc thiết kế vào chữ ký email của bạn thay vì mô tả cụ thể về vị trí của bạn. Ít hơn có nghĩa là nhiều hơn khi bạn sử dụng tiếp thị qua email để bán hàng.

Tạo chữ ký email trong ba bước

Với tất cả các đề xuất trong tâm trí, hãy xem qua các bước để tạo chữ ký của bạn.

Bước một: Chọn một ứng dụng tạo chữ ký email

Trình tạo chữ ký làm cho quá trình đơn giản hơn và không yêu cầu kiến ​​thức về các công cụ thiết kế đồ họa. Dưới đây là một số đề xuất về các ứng dụng có thể giúp cá nhân hóa chữ ký email của bạn:

• Chữ ký Thư. Đơn giản như tên gọi của nó, ứng dụng trình bày nhiều mẫu để bạn lựa chọn và hướng dẫn bạn thực hiện từng bước quá trình tạo. Nó cũng giúp bạn thêm chữ ký kết quả vào một số nền tảng email phổ biến.
• Newoldstamp. Ứng dụng này cung cấp cả chữ ký email miễn phí và trả phí. Gói miễn phí bao gồm khoảng 11 mẫu – đủ để đáp ứng các nhu cầu cơ bản. Tuy nhiên, gói trả phí có nhiều tùy chọn hơn để tùy chỉnh đăng xuất của bạn theo thương hiệu và thị trường ngách.
• Gimm.io. Mang đến vô số phông chữ và các tính năng tạo kiểu khác nhau, Gimm.io tạo ra các chữ ký email mà bạn sẽ thích. Thêm liền mạch các biểu tượng và biểu ngữ xã hội thể hiện các giá trị thương hiệu của bạn.
• Chữ ký của tôi. Trình tạo này tạo ra các chữ ký email thanh lịch và hấp dẫn cho chính bạn hoặc nhân viên của bạn. Thể hiện tiếng nói thương hiệu của bạn thông qua các chữ ký có thể tùy chỉnh của nó và gặt hái những lợi ích của các mẫu miễn phí MySignature.io.

Bước hai: Chọn một mẫu và bắt đầu điền vào

Sau khi chọn một bộ tạo và một mẫu thích hợp, hãy điền vào nó các chi tiết cần thiết. Nhưng tránh biến chữ ký email của bạn thành một khối văn bản nhàm chán.

Hãy viết ngắn gọn trên văn bản, không quá ba hoặc bốn dòng và sử dụng các tính năng của trình tạo cho đến khi bạn thấy chữ ký email phù hợp với tiếng nói thương hiệu của mình.

Bước ba: Đính kèm chữ ký email của bạn

Khi bạn cho rằng chữ ký hoàn hảo, hãy đính kèm nó vào thư của bạn. Hầu hết các chương trình email đều có tùy chọn tạo chữ ký tự động. Nó sẽ xuất hiện trong tất cả các tin nhắn của bạn từ địa chỉ mà bạn kết nối với nó và bạn có thể xóa nó trong trường hợp không cần thiết.

Cách đơn giản nhất để thêm chữ ký email là dán mã HTML của nó vào ô có liên quan trong cài đặt tài khoản email của bạn.

Tùy thuộc vào số lượng địa chỉ email bạn sử dụng, bạn có thể cần tạo nhiều hơn một chữ ký. Nếu đó là kịch bản của bạn, hãy thực hiện lại các bước tương tự.

Kết thúc

Có một chữ ký email tuân theo các nguyên tắc thương hiệu của bạn được đính kèm ở cuối mỗi email có một số lợi ích. Nó cung cấp uy tín và tính xác thực cho thương hiệu của bạn và thu hút sự chú ý đến thông điệp của bạn.

Tạo chữ ký của riêng bạn bằng trình tạo, đính kèm chữ ký đó vào email qua cài đặt ứng dụng email và xem tỷ lệ chuyển đổi của bạn tăng lên.