Cách xây dựng một nhóm công nghệ từ xa thành công

Làm việc từ xa đang dần trở thành tiêu chuẩn của một số công ty, đặc biệt là với đại dịch đang diễn ra. Mọi người không còn lựa chọn nào khác ngoài việc thích nghi và làm cho thiết lập này phù hợp với họ. Rất may, nhiều nghiên cứu đã chứng minh rằng những người làm việc từ xa hạnh phúc hơn, năng suất hơn và hiệu quả hơn với công việc của họ. Một trong những điều có thể là do việc loại bỏ thời gian mệt mỏi dành cho việc đi làm, cho phép họ tập trung và cố định lịch trình của mình. Tuy nhiên, thách thức trong việc quản lý và dẫn dắt một đội chiến thắng từ xa vẫn còn rất nhiều yếu tố cần xem xét.

Điều quan trọng là phải xây dựng một đội ngũ kỹ thuật có các chức năng hỗ trợ, luôn sẵn sàng giải quyết các vấn đề kỹ thuật như sự cố phần cứng và phần mềm qua điện thoại hoặc trực tuyến bất kể thời gian. Họ đóng vai trò như một xương sống để đảm bảo rằng công ty hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt. Một số hỗ trợ của họ có thể là khôi phục dữ liệu, khắc phục sự cố phần mềm và đào tạo từ xa trong số những hỗ trợ khác. Nhóm kỹ thuật từ xa tiết kiệm chi phí hơn rất nhiều so với nhóm làm việc tại văn phòng.

Trước khi đi sâu vào cách xây dựng nhóm từ xa quan trọng này, trước tiên, chúng ta hãy xem xét các kiến ​​thức cơ bản về lãnh đạo nhóm và một số thủ thuật làm việc từ xa nên được áp dụng từng bước.

Sự liên kết của các mục tiêu. Điều hành một doanh nghiệp giữa những bất ổn cần có sự tin tưởng. Mặc dù vậy, sẽ không có gì xảy ra nếu nhân viên không chắc chắn về vai trò chính xác của họ và chỉ thị từ lãnh đạo cao nhất về sau. Điều quan trọng là các nhà lãnh đạo có thể đặt ra kỳ vọng rõ ràng, vạch ra các trách nhiệm và thời hạn để có thể trao cho mọi người sự tin tưởng mà họ cần và xứng đáng. Không có gì sai khi trả lời trước về những gì cần phải làm và thời điểm đến hạn, ngay cả khi điều đó có nghĩa là gây áp lực cho các thành viên trong nhóm một chút.

Ngữ cảnh hóa. Những gì mọi người cần ngày nay là ý thức về mục đích, đặc biệt là khi thế giới đang chìm trong sự thất vọng. Bạn phải trao đổi rõ ràng với các thành viên trong nhóm của mình tại sao và họ quan trọng như thế nào, đóng vai trò vô giá để làm cho bức tranh lớn trở nên sống động. Một số điều cần được làm rõ là phương thức và tần suất giao tiếp của họ, mục tiêu kinh doanh tổng thể và vai trò của cả nhóm trong công ty. Cung cấp cho họ bối cảnh này có thể giúp họ xác định phiên bản thành công của riêng mình.

Tôn trọng ranh giới. Ngay cả khi thiết lập làm việc tại nhà, cần có sự phân biệt giữa giờ làm việc và giờ cá nhân. Nhân viên không nên cảm thấy bắt buộc phải trả lời mọi lúc, đặc biệt là sau khi họ đã đăng xuất. Khuyến khích họ tắt thông báo và liên lạc nếu họ cảm thấy rằng họ đang làm việc quá sức. Giao tiếp cởi mở là chìa khóa khi nói đến việc thiết lập các ranh giới hợp lý.

Trách nhiệm giải trình. Vì các ranh giới cần được tôn trọng, hãy lên lịch các cuộc họp kiểm tra thường xuyên, nơi mọi người có thể thống nhất về thời gian biểu và nói về cách họ đang làm cho đến nay. Điều quan trọng là phải thông báo ai sẽ chịu trách nhiệm về những gì để quản lý các kỳ vọng. Một công cụ theo dõi tiến trình cũng sẽ hữu ích để xem mọi người đang quản lý như thế nào và để có được thông tin chi tiết nếu ai đó cần trợ giúp về một nhiệm vụ nhất định. Điều này sẽ khuyến khích các thành viên phát huy hiệu suất và làm tốt hơn.

Bây giờ các nguyên tắc cơ bản đã được đề cập, đã đến lúc xác định một số cách để củng cố một nhóm công nghệ từ xa. Hãy nhớ rằng những người thuộc nhóm này có nhiều khả năng ngồi trước máy tính của họ để trả lời cuộc gọi từ bất kỳ ai bất cứ lúc nào. Các kỹ năng mềm của họ do đó cũng quan trọng như bí quyết kỹ thuật mà họ mang lại. Việc mài giũa tài năng của họ một cách toàn diện sẽ mất một khoảng thời gian nhưng chắc chắn sẽ rất đáng giá và có lợi về lâu dài.

Cơ sở hạ tầng cập nhật. Do tính chất công việc của họ, nhân viên làm việc từ xa phải có thiết bị phù hợp và kết nối internet đáng tin cậy để hoạt động hiệu quả. Nhiều thách thức nằm ngoài câu hỏi nếu những điều cơ bản này chưa được đề cập. Nhân sự cũng nên chủ động hỏi xem công ty có thể cung cấp những thứ khác mà họ cần để đảm bảo rằng mọi người trong nhóm kỹ thuật từ xa đều cảm thấy tối ưu và được hỗ trợ đúng mức.

Các công cụ quản lý dự án trực tuyến. Bảng tin và ứng dụng không chỉ hữu ích trong việc theo dõi tiến độ mà còn liên lạc với các thành viên trong nhóm. Họ cũng có thể sử dụng thời gian của mình để kết nối với những người khác không chỉ để khiến họ cảm thấy rằng họ là một phần của nhóm mà còn để đánh giá các điểm cải thiện tương ứng của họ theo thời gian. Tính tập trung mà các công cụ quản lý dự án cung cấp cũng giúp quản lý dòng yêu cầu. Việc thực hiện một mô hình làm theo mặt trời hiệu quả cũng có thể mang lại những lợi ích đáng kể vì nó cho phép công ty chuyển công việc vào cuối ngày làm việc cho những người ở múi giờ khác. Các hệ thống này có thể cho phép nhóm cũng tìm thấy thông tin mà họ cần mà không mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm, cũng như có cái nhìn tổng quát về cách mọi người đang làm việc.

KPIs hợp lý. Đây là một trong những điều đầu tiên mà cả nhóm nên thống nhất để có những mục tiêu rõ ràng để theo đuổi trong một khoảng thời gian cụ thể. Việc xác định KPI sẽ cho phép nhóm biết chính xác vị trí của họ và khen thưởng những cá nhân đang nỗ lực cần thiết để đạt được mục tiêu chung. Điều này sẽ cho phép họ xác định và tập trung vào các nhiệm vụ thiết yếu và được khuyến khích để đạt được những tầm cao hơn khi họ biết rằng họ đang đóng góp đáng kể cho doanh nghiệp.

Sẽ luôn có chỗ cho sự phát triển khi dẫn dắt một đội. Các điểm cần cải tiến có thể được xác định và đánh giá khách quan thông qua hệ thống hiệu quả được trang bị thông tin liên lạc đầy đủ. Có thể khó khăn để điều hướng trong môi trường làm việc từ xa, nhưng nếu tiến xa hơn nữa khi làm bất cứ điều gì cần thiết để nó hoạt động hiệu quả sẽ không chỉ nuôi dưỡng lòng tin của nhân viên mà còn là một văn hóa doanh nghiệp lành mạnh.